Auch für einen Unternehmer oder Projektmanager hat ein Tag nur 24 Stunden und die Woche 7 Tage. Da fragt man sich oft, wie man den riesigen Aufgabenberg, der vor einem liegt in so kurzer Zeit bewältigen soll? Man stürzt sich in die Arbeit, verweigert sich die Pausen, rennt von einem Termin zum anderen und der Kaffeeverbrauch steigt auf Rekordhöhe. Kommt Ihnen das bekannt vor? Und viel wichtiger, was können Sie dagegen tun, um Ihr Selbstmanagement zu verbessern? Wir haben Ihnen ein paar hilfreiche Tipps zusammengestellt, um Methoden zu entwickeln Ihr Zeitmanagement effektiver zu planen.

1. Lernen Sie sich und Ihre Leistungsfähigkeit kennen

Jeder Mensch hat eine individuelle Leistungskurve, die gilt es für sich selbst herauszufinden. Stellen Sie sich dazu folgende Fragen: Wie sieht Ihre Leistungskurve aus? Starten Sie den Tag als Morgenmuffel oder sind Sie morgens gleich voll da? Zu welcher Tageszeit können Sie am konzentriertesten arbeiten und wann lässt Ihre Konzentration nach? Würden Sie gerne mittags ein Nickerchen halten und dafür lieber abends noch einmal richtig loslegen? Wenn Sie sich diese Fragen beantwortet haben, können Sie Methoden zum Selbstmanagement entwickeln und ein erfolgreiches Zeitmanagement planen. Denn wer gegen seine innere Uhr arbeitet, findet schwerer einen effektiven Arbeitsstil. Wichtig ist auch, dass man sein Arbeitstempo kennt und weiß, wie lange man sich in der Regel auf eine Sache konzentrieren kann. Eine Methode ist die Zeit für wiederkehrende Routinearbeiten zu messen und zu notieren, dann fällt Ihnen das Planen anschließend leichter.

2. Freunden Sie sich mit Ihrem Kalender an

Eine Methode Ihr Zeitmanagement zu planen, ist die Verwendung eines Kalenders, in den Sie alle Termine eintragen. Achten Sie darauf, dass Sie wirklich alle anstehenden Termine, ob privat oder dienstlich dort notieren. Sowohl die Geburtstage Ihrer Liebsten, den Konzertbesuch, als auch Termine mit dem Steuerberater und besonders wichtig Kunden-Termine. Bevor Sie einen neuen Termin eintragen, prüfen Sie, ob er frei ist. Wenn nicht, klären Sie, ob Sie den ersten Termin verlegen können, bevor Sie einen neuen Termin zusagen. Der Kalender gibt Ihnen eine genaue Auskunft über Ihre Zeitressourcen.

3. Setzen Sie Prioritäten beim Zeitmanagement

Bevor Sie Zeiten planen können, damit Sie Ihr Selbstmanagement verbessern, müssen Sie sich über gesetzte Ziele und Aufgaben im Klaren sein. Legen Sie genaue Schritte fest, die Sie zu Ihrem Ziel führen. Zerlegen Sie diese Schritte dann in Teilschritte mit einem definiertem Ziel und genauer Zeitvorgabe. Bestimmen Sie für diese Teilziele immer einen Zieltermin. Methoden dazu sind hilfreiche Fragen zur Organisation Ihres Zeitmanagements: Wie lautet das Ziel für den zu planenden Zeitabschnitt? Sind alle Beteiligten darüber informiert? Was sind die Hauptaufgaben, die gelöst werden müssen, um dieses Ziel zu erreichen? Gibt es kritische Punkte, von denen andere Aufgaben abhängen und die deshalb bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein müssen? Müssen Sie die Aufgaben selbst erledigen oder können Sie damit jemand anderen beauftragen? Beantworten Sie sich diese Fragen und erstellen Sie daraufhin die Planung Ihres Zeitmanagements!

4. Planen Sie Ihren Tag genau

Nehmen Sie sich jeden Morgen 15 Minuten Zeit für die Tagesplanung. Dabei helfen Ihnen die Erkenntnisse, die Sie bisher schon gewonnen haben: Welche Aufgaben müssen auf jeden Fall erledigt werden und wann ist am Tag die beste Zeit dafür? Berücksichtigen Sie, dass Sie Pausen benötigen und dass möglicherweise unvorhergesehene Ereignisse Ihre Arbeit unterbrechen oder verzögern können. Setzen Sie sich ein Zeitlimit für diese Aufgabe, damit Sie andere Aufgaben nicht aus den Augen verlieren. In der Zeit, in der Sie sich nicht so gut konzentrieren können, etwa weil Ihre Leistungskurve sinkt oder weil z.B. in dieser Zeit in Ihrem Büro reger Publikumsverkehr herrscht, planen Sie kleinere Aufgaben ein.

5. Wie halten Sie es mit den E-Mails und den Telefonanrufen

Die Möglichkeiten der modernen Kommunikation sind ein Segen, aber wenn man sie nicht bändigt, wird sie zum Zeitfresser Nummer 1. Entwickeln Sie daher Methoden, wie Sie mit einkommenden E-Mails und Telefonanrufen umgehen wollen. Legen Sie Zeiten fest, in denen Sie auf jeden Fall erreichbar sind. In dieser Zeit sollten Sie nur kleinere überschaubare Aufgaben erledigen. Wenn Sie wichtige Aufgaben lösen, stellen Sie das Telefon ab und verweisen Sie auf dem Anrufbeantworter darauf hin, wann Sie wieder erreichbar sind. Lesen Sie nicht sofort jede E-Mail, die eingeht. Planen Sie eine halbe Stunde am Tag für die Bearbeitung eingegangener E-Mails ein. Sortieren Sie dafür zunächst die E-Mails nach Priorität und nicht nach dem Zeitpunkt Ihres Eingangs. Wenn der Inhalt einer Anfrage nicht klar ist, spielen Sie nicht Rätselraten, sondern bitten Sie gleich um eine Konkretisierung.

6. Zwingen Sie sich loszulassen

Eine der schwersten Aufgaben im Zeitmanagement ist oft die Entscheidung, eine Aufgabe zum richtigen Zeitpunkt aus der Hand zu geben. Dieser Zeitpunkt kann bereits schon am Anfang eintreten, wenn Sie z.B. feststellen, dass diese Aufgabe oder ein Teil der Aufgabe nicht in Ihr Fachgebiet fällt. Eine von vielen Methoden ist daher, dass Sie sich einen vertrauenswürdigen Partner, der die Aufgabe zu Ihrer Zufriedenheit lösen kann suchen. Es kann auch sein, dass Sie kurzfristig einen großen Auftrag erhalten und die geplanten kleineren Aufträge für diesen Zeitraum noch nicht fertig sind. Setzen Sie dann Prioritäten, denn Ihre Arbeitszeit bleibt begrenzt. Regelmäßige Doppelschichten schwächen Ihre Leistungsfähigkeit und gefährden Ihren Unternehmenserfolg langfristig. Vereinbaren Sie für die Aufträge, die Sie nun nicht termingerecht erfüllen können, einen Terminaufschub oder vermitteln Sie einen Kollegen, der die Aufgabe an Ihrer Stelle lösen kann. Manchmal haben Sie eine Aufgabe zu 80% gelöst. Aber irgendetwas fehlt aus Ihrer Sicht noch. Lassen Sie die Arbeit ruhen und machen Sie eine Pause. Wenn Sie dann immer noch nicht zufrieden sind, beraten Sie sich erneut mit dem Kunden und holen Sie sich ein erstes Feedback ab. Vielleicht ist er mit dem Ergebnis Ihrer Arbeit längst zufrieden oder sieht sofort, welche Änderungen er gern noch hätte.

7. Genießen Sie Ihren Erfolg

Die Zeit bleibt ein wertvolles Gut und der Umgang mit ihr will geübt sein. Wir hoffen, die beschriebenen Methoden haben Sie zum Nachdenken angeregt und Sie haben den einen oder anderen nützlichen Hinweis für sich gefunden. Der Vollständigkeit halber sollten Sie auch den letzten Tipp beherzigen. Am Ende des Tages bzw. am Ende eines Planungsabschnittes sollten Sie Ihre Planung mit der tatsächlich gebrauchten Zeit vergleichen. Welchen Zeitaufwand haben Sie richtig eingeschätzt und wo lagen Sie mit Ihrer Planung falsch? Finden Sie die Gründe und arbeiten Sie an einer weitergehenden Optimierung Ihres Zeitmanagement! Wieviel Zeit haben Sie insgesamt durch das vorherige Planen eingespart? Verschwenden Sie diese nicht, sondern gönnen Sie sich ein schönes Erlebnis und feiern Sie Ihren Erfolg. So tanken Sie neue Motivation für Ihr nächstes Projekt.