Sie haben eine vielversprechende Geschäftsidee und wissen, wie Sie Ihre Idee umsetzen wollen. Außerdem haben Sie Menschen und Institutionen gefunden, die Sie auf Ihrem Weg begleiten werden und sogar die Finanzierung für den Start Ihres Unternehmens steht. Darauf folgt aber die wichtige Frage: Wie sieht es mit der Buchhaltung aus? Schließlich wollen Sie am Ende auch schwarz auf weiß sehen, wie sich Ihre Bemühungen ausgezahlt haben und dürfen nicht den Überblick verlieren.
Und jetzt Hand aufs Herz: Wie weit reichen Ihre eigenen Kenntnisse auf diesem Gebiet aus? War Buchhaltung ein Bestandteil Ihrer Ausbildung, vielleicht sogar Ihres Studiums? Haben Sie praktische Erfahrungen oder ist die Buchhaltung bisher für Sie ein Buch mit 7 Siegeln? Und selbst wenn Sie sich auskennen: Wollen Sie Ihre kostbare Zeit und Ihre Kraft nicht lieber auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren?
Sie können drei unterschiedliche Wege einschlagen:
- einen zusätzlichen Mitarbeiter für die Buchhaltung einstellen
- einen externen Dienstleister beauftragen (bietet Ihr Steuerbüro auch Buchführung an?)
- Kauf einer Buchhaltungssoftware zum eigenständigen Bearbeiten
Diese Entscheidung sollte wohl überlegt und nicht leichtfertig getroffen werden. Deshalb hier im Folgenden:
7 Tipps die Sie bei Ihrem Entscheidungsprozess unterstützen
1. Aufwand
Wie viel Zeit werden die buchhalterischen Aufgaben zukünftig in Ihrem Unternehmen einnehmen? Folgende Punkte sind dabei zu berücksichtigen:
- Kreditorenbuchhaltung: Verwaltung der Eingangsrechnungen, Beachten von Zahlungsfristen, Organisieren von Skonti bei vorfristiger Zahlung
- Debitorenbuchhaltung: Erstellen von Ausgangsrechnungen (Pflichtangaben beachten ), Zahlungseingänge prüfen, Erstellen von Mahnungen und Zahlungsaufforderungen
- Finanzbuchhaltung: Anlegen eines Kontenrahmens, Dokumentieren aller Geschäftsvorfälle, Abrechnen der Mehrwertsteuer gegenüber dem Finanzamt, Erstellen eines Jahresabschlusses, Ziehen von Bilanzen, Regeln des Bankverkehrs
- Lagerbuchhaltung: Dokumentieren der mengen- und wertmäßigen Änderungen des Lagerbestandes
- Anlagenbuchhaltung: Verwalten von Anlagen, Berechnen von Abschreibungen
Lohnbuchhaltung: Berechnen und Auszahlen der Gehälter und Löhne, Überweisen der Lohnsteuern und der Versicherungsbeträge an die Krankenkassen, Erstellen der DEÜV-Meldungen
2. Unternehmen prüfen
Welche oben genannten Bestandteile der Buchhaltung sind für Ihr Unternehmen notwendig? Erstellen Sie sich zur Veranschaulichung eine Übersicht über die voraussichtlichen Aufgaben. (abhängig von Art, Größe und Struktur des Unternehmens)
3. Einmalige buchhalterische Aufgaben
Legen Sie einen Kontenrahmen fest oder die Gestaltung eines Formates für Ausgangsbelege, wie Angebot, Auftragsbestätigung, Ausgangsrechnung, Gutschrift und Mahnungsbelege müssen nur einmal angefertigt werden und können langfristig als Vorlage genutzt werden (Können Sie diese Leistungen selbst erbringen oder geben Sie diese Aufgaben an Dritte ab?)
4. Ablagesystem
Das Ablagesystem ist Voraussetzung für eine korrekte Buchführung. Belege sollten nach Eingang und Ausgang, sowie nach Datum sortiert werden.
5. Aufgaben Outsourcen
Entscheiden Sie, welche Aufgaben der Buchhaltung sie an ein Steuerbüro abgeben wollen.
Sinnvoll: Kontrolle der Eingangszahlung und des Mahnwesens durch internen Mitarbeiter abwickeln, so behalten Sie eine bessere Kontrolle.
Lohnbuchhaltung besser extern abwickeln lassen
6. Stammdaten anlegen
Ansprechpartner, Rechnungs- und Lieferadressen, Informationen zu Mehrwertsteuer von Lieferanten und Kunden hinterlegen und pflegen, ebenso die gesetzlichen Mehrwertsteuersätze für Produkte, Waren und Dienstleistungen hinterlegen, dies erleichtert die Arbeit im Alltag
7. Buchhaltungssoftware
Mithilfe von Buchhaltungssoftware können Sie Geschäftsfälle eigenständig erfassen sowie Datenbanken anlegen:
- reine Finanzbuchhaltungssoftware:
- erfassen von Geschäftsvorfällen möglich
- Kontakt- und Artikellisten können nicht verwaltet werden
- komplexes Finanzbuchhaltungs- Softwaresystem
- Verwaltung sämtlicher Unternehmensdaten möglich
- Negativ: hoher Aufwand für Einrichtung und Pflege
Dazwischen gibt es viele Angebote, die eine unterschiedliche Menge an Features und Funktionen anbieten. Sie sollten bedenken, dass die Software immer nur ein Arbeitsmittel ist und dass die (Daten-)Pflege und Ihr fachliches Können vorausgesetzt werden. Wägen Sie also ab, welche Software zu Ihrem Unternehmen passt und vielleicht auch mit Ihrem Unternehmen wachsen kann.
Ganz wichtig
Solange Sie sich auf dem Bereich der Buchhaltung nicht 100% sicher fühlen, scheuen Sie sich nicht, Aufgaben an ein externes Steuerbüro abzugeben. Mit der Zeit werden Sie immer mehr Aufgaben selbstständig übernehmen oder fachlich geschulte Mitarbeiter einstellen können.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg dabei!
